Rechnungen schreiben

Als Basis für eine Rechnung verwenden Unternehmen und Freiberufler, sofern sie kein separates Formular haben, ihren Geschäftsbriefbogen. In der Regel enthält dieser den Firmennamen sowie Anschrift, Telefonnummer, Internetauftritt und E-Mail-Adresse des Ausstellers. Darunter schreibt der Aussteller groß und in Fettdruck das Wort „Rechnung„.


Danach folgen in der nächsten Zeile die Rechnungs- und Kunden-Nummer sowie das Ausstellungsdatum. Um später Zahlungseingänge zuzuordnen, vermerkt er, dass Kunden oben genannte Daten beim Bezahlen und anderem Schriftverkehr angeben.
Im nächsten Abschnitt erstellt er eine Tabelle, die


• Positionen
• Leistungen
• Mehrwertsteuersatz
• Einzelpreise
• Anzahl und
• Gesamtpreis


enthält. Am Ende der Tabelle errechnet er den Gesamt-Nettopreis und führt eine Zeile darunter den Betrag der Mehrwertsteuer aus. Dann folgt in der nächsten Zeile die Gesamtsumme der Positionen. Die Anzahl der Spalten der Tabelle ist variabel zu gestalten und bezieht sich individuell auf das Unternehmen und seinem Angebot.


Damit der Unternehmer seinen Rechnungsbetrag zügig erhält, vermerkt er, dass die Rechnung innerhalb 7, 14 Tage oder einen anderen Zeitraum wie beispielsweise „Der Rechnungsbetrag ist sofort und ohne Abzug fällig“.

Geschäftsbedingungen

Des weiteren verweist er auf seine Allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie auf das Datum seiner Leistungen, sofern diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen. Alternativ fügt er Lieferscheine oder Aufstellungen seiner Leistungen bei. Die Fußzeile besteht aus den Daten des Ausstellers sowie dessen Bankverbindung, der Steuer-Nummer und dem Sitz des für ihn zuständigen Finanzamts. Handelt es sich um Warenlieferungen, vermerkt der Unternehmen den Eigentumsvorbehalt, der besagt, dass die gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung sein Eigentum bleibt.

Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmen, die auch steuerlich nach § 19 UStG als solche gelten, sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Im Großen und Ganzen entspricht das Erstellen einer Rechnung dem eines großen Unternehmens mit der Ausnahme, dass bei Kleinunternehmen keine Umsatzsteuer aufzuführen ist. Der Unternehmer oder Freiberuflicher muss allerdings auf § 19 Abs.1 UStG verweisen, was idealerweise unterhalb des Gesamtbetrages erfolgt.


Eine besondere Art der Rechnungen bildet die Proforma Rechnung, die den Kunden nicht zur Zahlung auffordert. In der Regel findet diese Art der Rechnungstellung bei Lieferungen von Mustern, Ersatzteile, Garantieartikeln statt. Im öffentlichen Dienst, wo jeder Bereich über ein Budget verfügt, kommen Proforma Rechnungen ebenfalls vor. Hauptsächlich zum Jahresende, wenn Sachbearbeiter Ersatzteile und andere Produkte im laufenden bestellten, deren Liefertermin der Lieferant erst für das nächste Jahr bestätigt. Dabei geht es in Hauptsache um den Erhalt des Budgets, über dessen Höhe der Bereich auch im kommenden Jahr verfügen will.

Zollwabwicklung

Proforma Rechnungen sind ebenfalls für die Zollabwicklung notwendig, wobei jede Rechnung das Herkunftsland sowie den Grund der Ausfuhr enthalten muss. Für das Abwickeln der Ware im Zollbereich ist es sinnvoll, neben der deutschen Bezeichnung auch die englische „Proforma Invoice“ aufzuführen.